سیستم مدیریت محتوا(cms) چیست؟

سیستم مدیریت محتوا (CMS) چیست ؟

سیستم مدیریت محتوا (CSM) برای کامیابی اکثر نزدیک به رویداد تارنما ها و اینترانت ها (شبکه های داخلی) حیاتی می باشد. با این وجود هنوز بسیاری از سازمان ها و کمپانی ها با این فناوری آشنایی کافی ندارند.

در حالیکه اکثر مقالات نوشته شده مربوط به استراتژی رفع دشواری ها احتمالی CMS ها می باشد، بر آن شدیم که به سوال کهنه تر در این باره استجابت دهیم که: سیستم مدیریت درونمایه چیست؟

در این مقاله تمرکز ما روی مفهوم پرکابردتر سیستم مدیریت محتوا بوده و در انتها درباره شایع ترین دشواری ها سازمان ها و برخی استحصال های نادرست درباره این سیستم توضیحاتی ارائه می شود.

سیستم مدیریت محتوا:

بطور چکیده سیستم مدیریت درونمایه (Content Management System) و یا به کوتاهی CMS، سیستمی است که جهت مدیریت ساده محتوای تارنما بکار می رود.

بطور کلیCMS از دو عنصر تشکیل شده است: برنامه کاربردی مدیریت درونمایه (Control management applicant) که به کوتاه CMS نامیده می شود و برنامه کاربردی تحویل درونمایه (Control delivery applicant) که به کوتاه CAD نامیده می شود.

عنصر CMA امکان ایجاد محتوا، اعمال تغییرات و حذف تقسیم خاصی از محتوای وب سایت، را بدون بیچارگی به تخصص خاص و امکانات فنی در مقوله وب، برای طراحی تارنما فراهم می آورد. برآیند اینکه میتوان گفت با به کارگیری سیستم مدیریت محتوا برای ایحاد وب سایت ساده نیاز به آشنا به زبان های برنامه نویسی نبوده و حتی احتیاج به آشنایی با زبان HTML (Hyper Text Markup Language) نیز نمی باشد.

عنصر CDA، این اطلاعات را کامپایل نموده و از آن ها جهت آپدیت تارنما استفاده می نماید.

تشریح عمکرد CMS:

نحوه عملکرد سیستم مدیریت محتوا را می توان به دسته های پایین جداسازی نمایش داد که در پیوستگی روشنگری دیتا خواهد شد:

cms diagram

الف) ایجاد محتوای وب سایت

ب) مدیریت محتوای سایت

ج) انتشار مطالب

د) نمایش مطالب در سایت

الف) برپایی محتوای وب سایت:

در سیستم مدیریت محتوا، محیطی زیاد ساده و کاربردی براحتی شغل کردن با نرم انگیزه ها word پیاده سازی شده است. به راستی بدون دربایستن به داشتن ادب فنی و یا اطلاعات تخصصی و یا حتی آشنایی با دستورات HTML فقط نیاز دارید که عبارات مورد عقیده خویش را وارد نمایید.

همچنین سیستم مدیریت درونمایه به شما امکان مدیریت ساختار صفحات وب سایت را می دهد. بطور مثال، کدام صفحات نمایش دیتا شوند، ویا کدام صفحات به هم لینک دیتا شوند.

همچنین قابلیت ساده کپی کردن مطالب (drag-and-drop)، بدون برهم خوردن ساختار آنها، نیز شدنی است.

همچنین امروزه اکثر CMS ها محیط طراحی مبتنی بر وب را حمایت می نمایند و امکان مدیریت درونمایه و مطالب سایت را از راه دور فراهم می آورند.

در واقع گرد از خاصیت هایی که مایه محبوبیت CMS ها شده است، پیرامون نوشتاری و مکانیسم ساده جهت وارد نمودن محتوای سایت و حفاظت ساده وب سایت می باشد.

ب) مدیریت محتوای سایت:

صفحات گوناگون و مطالب مرتبطی که وارد می شوند، در هسته مرکزی CMS ذخیره می شوند. در واقع تمام مطالب و تنظیمات پیوسته با هر صفحه در آنجا ذخیره می شوند.

ذخیره سازی همگی اطلاعات در یک هسته مرکزی، مایه ایجاد ویژگی های کاربردی پایین می گردد:

امکان ردیابی تغییرات اعمال شده در تمامی صفحات توسط کارمندان و تاریخ اعمال واپسین تغییرات

امکان اندک کردن دسترسی کاربران به صفحات خاص

یکپارچه سازی با منابع اطلاعاتی موجود و سیستم های IT

هنگامی که صفحه ای برپایی می شود، بصورت خودکار صفحه به تقدیر مدیریت وارد ارسال می شود و مدیر مربوطه می بایست آن را تایید نماید. سپس به تیم بررسی برای تجدید نظر نهایی ارسال شده و سرانجام بعد از بازبینی نهایی و اتمام اصلاحات در سایت منتشر می گردد.

با بکارگیری سیستم مدیریت محتوی، CMS مراحل فوق را بصورت اتوماتیک مدیریت نموده و سرنوشت های گوناگون را به اشخاص مربوطه ارسال میکند.

در واقع با این کار، امکان مدیریت سایت توسط کسان بیشتری، به راحتی فراهم شده و برآیند اینکه آن، بازرسی دقیق روی کیفیت، صحت و استقامت اطلاعات چهره خواهد گرفت.

ج) انتشار مطالب در سایت:

پس از آماده شدن و تایید پایانی محتوا، شما می توانید تصمیم بگیرید که مطالب چه زمانی در سایت به نمایش گذاشته شوند.

سیستم مدیریت محتوا، شامل موتورهای انتشار بسیار نیرومند بوده که باعث می شود هنگام انتشار مطالب در سایت، لایه ها و نما صفحات سایت را مدیریت نمایید.

با پروا به انبوه بودن طراحی ها، CMS امکان ایجاد و تغییر نما صفحات سایت را به راحتی مطابق سلیقه شما فراهم میکند. به راستی شما تصمیم میگیرید که کدام مطلب در کدام بخش سایت به نمایش گذاشته شود.

در نتیجه CMS، بصورت کاملا اتوماتیک انتشار مطالب را در سایت بعهده گرفته و کافی است شما فقط روی مطالب سایت تمرکز کرده و سپس مطالب را در جایگاه خود در سایت بارگذاری خواهید نمود.

د) نمایش مطالب در سایت:

سیستم مدیریت محتوی، وانگهی خاصیت دیگری جهت بالا بردن کیفیت و تاثیرگذاری سایت را ارائه می دهد.

بعنوان مثال، CMS امکان نمایش سایت را مرورگرهای (browser) متفاوت را پشتیبانی می کنند. در ضمن امکان داشتن سایت فعال (Dynamic) را فراهم میکنند.

سناریو های متفاوت سیستم های مدیریت محتوا:

CMS ها بر بنیاد سناریو ها و اهداف اشخاص و یا شرکت ها کاربردهای متفاوتی دارند. بعنوان نمونه، سازمانی با اسم اختصاری AIIM (Association For Information and Image Management)، دو سرویس متفاوت ECM Enterprise Content Management) و WCM(Web Content Management) را با ویژگی ها متفاوت ارائه داد که امروزه به اسم ویکی پدیا (Wikipedia) شناخته می شود.

در ادامه به کالبدشناسی چند نمونه کاربردی مفهوم CMS ها می پردازیم:

کاربرد عمومی و رایج CMS ها:

رایج ترین استعمال CMS، امکان ارئه سطوح گوناگون دسترسی به کاربران متعدد جهت مدیریت محتوای سایت دربرگیرنده اطلاعات، تقسیم های مختلف، نرم اسباب های کاربردی و... می باشد.

مدیریت درونمایه در واقع در این دیدگاه شامل ایجاد، تغییر، انتشار، آرشیو نمودن، توزیع و به اشتراک گذاری اطلاعات و دیتاها می باشد.

بطور نمونه مدیریت موارد زیر توسط سیستم مدیریت محتوا شدنی است:

ساخت، تغییر، انتشار صفحات آرشیو شده

ساخت، تغییر، انتشار، بایگانی کردن مقالات

ساخت، تغییر، انتشار، آرشیو کردن بلاگ ها

مدیریت وظایف زمانبندی شده

ایجاد و نگریستن سفارش ها، فاکتورها و یا فرم های قابل چاپ

مشاهده گزارش ها، میزان مصرف و آمارگرفتن سایت

تخصیص سطوح گوناگون دسترسی

کاربرد دیگر سیستم های مدیریت محتوا:

کاربرد سایر CMS، مانند کاربرد WCM (Web Content Management System) که توسط شرکت AIIM ارائه شده، می باشد.

در واقع در اینجا مقصود از CMS، نرم انگیزه ها تحت وبی می باشد که امکان مدیریت محتوای وب را برای کاربرانی که آشنایی اولیه با زبان HTML ندارند، با سطوح دسترسی متفاوت فراهم مینماید.

بطور نمونه، امکان ایحاد، ویرایش و با آرشیو صفحات وب ویا مقالات را به کاربران میدهد.

مفهوم ECM / ECMS:

امروزه توسعه های متفاوتی از نرم افزارهای منبع مفتوح (open source) سیستم مدیریت درونمایه وجود دارد. برخی از این گسترش ها پسندیده عمکردهای ساده و پایه و پسندیده سازمانهای حقیر بوده، گسترش سایر دارای عملکردهای پیشرفته تر و پسندیده سازمان های کبیر و پیچیده تر می باشند که به اصطلاح ECM ، (Enterprise Content Management System) نامیده می شوند.

مفهوم ECM / ECMS را میتوان به سه بخش زیر دسته بندی نمود:

نرم انگیزه ها کاربردی سیستم مدیریت درونمایه با توانایی ذخیره همگی گزارشات و لاگ ها جهت سازمان های کبیر وبا سیستم های مدیریت محتوای بسیار بزرگ. درواقع ECM زیرساخت لازم برای دنیای جدید فناوری اطلاعات را ارائه می‌دهد.

نرم انگیزه ها کاربردی با ویژگی های متعدد جهت سیستم مدیریت محتوای بزرگ مناسب فرایندها و ارگانهای سازمانی، برتری آن این است که برای هر کارایی، تنها یک سرویس کلی در دسترس است. فلذا از خدمات زائد، گران و مشکل برای به دست آوردن عملکردهای مشابه، اجتناب می‌شود.

نرم افزار کاربردی با ادوات و قابلیتهایی جهت مدیریت، اندوخته سازی مطالب و مستندات متناسب روندها و فرایندهای ارگانهای درونی شرکت، ECM به عنوان یک منبع ذخیره سازی استفاده می‌شود که کل اطلاعات موجود در کمپانی را در یک منبع با یک ساختار یکنواخت ترکیب و اندوخته می‌کند. اطلاعات زائد، پرهزینه و مشکلات به اتفاق با آن بطور خودکار حذف می‌شوند. کلیه برنامه های کاربردی، محتوای خویش را به یک مخزن یکتا می‌فرستند که این اندوختگاه هم به نوبه خویش اطلاعات باره احتیاج را به کلیه نرم افزارهای کاربردی ارائه می‌کند.

بنابراین ECM مجموعه‌ای از اجزای زیرساختی است که با یک مدل چند لایه‌ای سازگار می‌شود و کلیه تکنولوژی‌های مرتبط با اسناد (DRT) را برای بکارگیری، انتقال و مدیریت داده‌هایی که ساختار لاغر دارند، در برمی‌گیرد.

توجه به این فرمایش ضروری است که در این مقاله مشهورترین کاربرد CMS ها، یعنی ایجاد تارنگار ، مقالات، فروشگاه ها ویا رویدها، تخصیص سطوح دسترسی، ایجاد، ویرایش و یا آرشیو نمودن مطالب در مدیریت محتوا باره بحث می باشند.

ویژگی های سیستم های مدیریت درونمایه :

ویژگی های سیستم های مدیریت محتوا بسیار وسیع بوده و بیشتر این سیستم ها دربرگیرنده خاصیت های ذیل می باشند :

انتشار مبتنی بر وب (web-based publishing)

مدیریت ساختار (format manager)

مدیریت بازنگری (revision control)

جستجو نمودن (search)

ایندکس نمودن (Index)

بازیابی اطلاعات (retrieval)

در پیوستگی توضیحات مختصری در مورد هر یک از خاصیت های فوق آورده شده است :

ویژگی انتشار بر پایه وب (web-based publishing):

ویژگی انتشار مبتنی بر وب، قالب ها و یا مجموعه ای از قالب هایی (Template) که توسط سازمان ارائه می شوند، را در کمر بستن کاربران این سازمان ها قرار می دهد. این قالب ها را می نا مثال ای همانند با ویزاردها (wizard) و یا ابزارهای مثل جهت برپایی محتوای سایت و یا اعمال دگرگونی ها در نظر گرفت.

ویژگی مدیریت ساختار (formed management):

ویژگی مدیریت ساختار (formed management) امکان تبدیل مستندات الکترونیکی و اوراق اسکن شده را به فرمت های پر کاربرد همانند HTML ویا PDF (portable document format) و... را فراهم می آورد.

ویژگی تجدید نظر و اصلاحات (control revision):

ویژگی تجدید نظر و اصلاحات (control revision)، امکان به روز رسانی محتوای سایت را به ورژن های جدیدتر و نیز تغییر درونمایه به ورژن های کهن تر فراهم می کند، در ضمن این ویژگی امکان ردیابی هرگونه تغییراتی را که کابران در فایل ها ایجاد می کند و نیز لاگ ها (Log) را فراهم می کند.

سایر ویژگی ها:

از ویژگی های کاربردی سایر CMS نمایه نمودن (index) و جستجو (search) و بازیابی اطلاعات (retrieval) می باشد. سیستم CMS امکان ایندکس نمودن تمامی اطلاعات یک سازمان را فراهم می آورد. برآیند اینکه کاربران / کارمندان سازمان می توانند با جستجو ی عبارات باره عقیده اطلاعات مربوطه را از سیستم مدیریت محتوا استخراج نمایند.

کاربرد ها و مزایای بازرگانی به کارگیری CMS ها :

استفاده از سیستم مدیریت محتوا کارایی انبوه و مزیت های بسیاری دارد. از آنگونه برخی از مزایا و کاربردهای CMS در شرکت ها به شرح پایین می باشد :

ساده تر کردن فرآیند طراحی وب سایت

صرف سررسید کوتاهی تر جهت ایجاد صفحات جدید و یا تغییرات

ثبات بیشتر

هدایت آسانتر کاربران میان تقسیم های مختلف

افزایش استقامت وب سایت

پشتیبانی از طراحی غیر متمرکز

امنیت بیشتر

اجتناب از بکاربردن اطلاعات تکراری و زائد

قابلیت رشد و گسترش ساده تر وب ساده

کاهش هزینه های حفاظت سایت

فراتر از کل موارد ذکر شده، مهمترین قابلیت سیستم مدیریت درونمایه (CMS) ، حمایت از استراتژی ها و اهداف متعدد سازمان ها در طراحی تارنما می باشد. بطور کلی CMS مایه افزایش سطح خوشنودی مشتریان، فروش بیشتر محصولات و برقراری ارتباط اغلب با کاربران میگردد.

همچنین ممکن است شما وب سایتی را پیشتر طراحی کرده باشید و با گذر سررسید احتیاج به تغییرات بنیادی را در سایت خویش احساس نمایید. مسلما در پهنه رقابت امروزی به روز بودن اطلاعات و بهنگام سازی تارنما مطابق نیازهای مشتریان یکی از بحران های اصلی کمپانی های مختلف می باشد.

با توجه به اینکه در گذر سررسید بسیاری از محتوای سایت کهن شده و نیاز به دگرگونی ها بنیادین در آنها پرماسیدن می شود، از طرفی دیگر نیاز به فرد کارآزموده در این زمینه، جهت تجدید نظر و اصلاح محتوای کهن بایسته می باشد.

همچنین در این شرایط ردیابی اطلاعات باستانی سایت بسیار دشوار خواهد بود. بطور نمونه چنانچه یکی از مشتریان ادعای عرض حال یا بازنگری مطلب و یا فرم خاصی مربوط به ماهها و یا حتی سال های گذشته را داشته باشد، ممکن است سازمان را در شرایط سختی قرار دهد.

خبر خوش آن است که شما فقط سازمانی نیستید که با مشکلاتی این چنینی مواجه می گردد. اکثر کمپانی ها / سازمان هایی که از ابزارهای دستی همانند Dream weaver و یا Front page جهت طراحی و پیاده سازی وب سایت خود کاربرد می کنند ، با چنین مشکلاتی مواجه می شوند.

خوشبختانه ، این دشواری ها بخشی از اهداف سیستم های مدیریت محتوا بوده که به راحتی امکان مدیریت و سازمان دهی اطلاعات را برای سازمان ها فراهم می کند.

در واقع برای هر صفحه از تارنما شما، چرخه حیاتی کامل را از ایجاد محتوا با ابزارهای ساده، ویرایش محتوا، انتشار مطالب در سایت تا بایگانی نمودن مطالب فراهم می آورد.

همچنین مدیریت ساختار سایت، تغییر شکل ظاهری صفحات منتشر شده و هدایت کاربران به راحتی با CMS ها شدنی می باشد.

سازمان ها و شرکت ها جهت سرمایه گذاری روی سیستم های مدیریت محتوا، سازمان ها می بایست دو فاکتور مهم ذیل را در نظر بگیرند.

اولین فاکتور میزان ابهت یا کوچکی سازمان می باشد. در ضمن پراکندگی جغرافیایی سازمان مخصوصا هنگامی که سازمان حائز شعبات گوناگون در شهرها ویا کشورهای گوناگون می باشد در انتخاب سیستم پسندیده تاثیرگذار می باشد.

در نظر داشته باشید که در سازمان های بزرگتر، انتقال داده ها و اطلاعات به سیستم مدیریت محتوا از سیستم فعلی، پیچیده تر و مشکلتر می باشد.

فاکتور دوم میزان تنوع مستندات و فرم های اطلاعلاتی هست که در سازمان مورد بهره‌گیری پیمان می گیرد. در صورتی که در سازمان فرمت های متنوعی از مستندات متنی ، گرافیکی ، ویدئویی ، اطلاعات صوتی و نمودار ها جهت انتقال اطلاعات استفاده می شود ، مدیریت محتوا بسیار پیچیده تر خواهد شد.

برخی انگاشت های غلط در مورد CMS ها:

بزرگترین انگار اشتباه عموم در مورد CMSها این است که انگاشت می نمایند استفاده از سیستم مدیریت محتوا بزرگترین عامل موفق وب سایت ها می باشد. در حالی که راستی این است که CMS جهت ساده تر کردن مدیریت و توضیع محتوا بکار می رود. کامیابی یک وب سایت، در گرو کیفیت مطالب، کیفیت سرویس ها، بازاریابی و فاکتور های بسیار دیگری می باشد.

تصور اشتباه دیگر عموم، آن است که با استفاده از CMS، نیازی به طراح وب سایت و یا شخص متخصص در زمینه وب نمی باشد. در این رابطه باید توجه نموده که CMSها برنامه های منبع مفتوح (open source) بوده و امکان سفارشی سازی آن توسط طراحان برای رسیدن به اهداف سازمانها فراهم می باشد. بطور مثال، با پروا به اینکه با سیستم مدیریت محتوای دروپال (Drupal)، هر نوع وب سایتی را می توان تاسیس نمود، راه اندازی و تنظیمات مربوطه احتیاج به تخصص داشته و حتما می بایست بدست طراحان وب سایت با پروا به اهداف سازمان ها تاسیس شود.

اشتباه رایج دیگر در این زمینه، ایجاد برند معتبر و به یاد ماندنی می باشد که باعث جذب هرچه بیشتر بازدیدکنندگان شود.متاسفانه اکثر طراحان وب در گویه طراحی برند تجربه کافی نداشته و اکثر CMS ها بانوجه به متن مفتوح (Open Source) بودن بطور قبل فرض این مورد را نداشته و حتما می بایست بصورت سفارشی شده توسط کسان کارشناس صورت گیرد.

هدفی ما فوق وب:

درگذشته تمرکز طراحان وب، روی ایجاد صفحات HTML جهت یکپارچه سازی سایت بوده است. هرچند امروزه این مورد، یکی از خاصیت های مهم سیستم های مدیریت درونمایه می باشد، قابلیت های بیشمار دیگری نیز به CMSها ، افزوده شده است. بطور مثال همانطور که پیشتر نیز ارائه شد، اکثر سیستم ها، امکان ارائه تنها یک فرمت یکتا را دارند، این در حالی است که در CMS، امکان ارائه فرمت های متنوعی از قبیل PDF، Microsoft Word، WAP، XML و... نیز می باشد.

در مبحث فروشگاه ساز های CMS، میتوان هزاران سیستم مدیریت محتوای قدرتمند و با قابلیت های متعدد را اسم برد.

توصیه ما اینست که موعد کافی جهت مشخص نمودن نیازهای شرکت گذاشته و سپس طبق احتیاج های شرکت، محصولات و شیوه عرضه آنها را بدقت ارزیابی نمایید.

هر شرکتی براساس نیازمندی ها و نوع محصولاتی که ارائه می دهد ، از سیستم مدیریت محتوا به شکلی پیوسته بهره‌گیری خواهد نمود. درواقع یکپارچه سازی این سیستم ها و ارائه راه حل یکتا برای تمامی شرکتها عملا امکان پذیر نمی باشد.

نتیجه گیری:

با پروا به برتری های بی شمار، سادگی و رشد روز افزون استفاده از سیستم های منبع باز مدیریت محتوا، انتخاب بهترین و مناسبترین سیستم جهت توسعه روزافزون عرصه تکاپو شما در اینترنت و شبکه های داخلی از اهمیت گزیده تر ای برخورددار است.

با صرف زمان و منابع کافی و مناسب برای انتخاب بهترین سیستم مدیریت محتوا، شما مطمئن شوید که مناسبترین سیستم مدیریت درونمایه را منتخب اید.